Het weekritme van een accountmanager vastleggen

Maandagochtend, half negen. Een accountmanager opent zijn agenda en ziet vooral lege vakken. Tegen vrijdag zijn ze gevuld: met klanten die belden, een offerte die haast had en een bezoek dat toevallig in de buurt lag. Aan het eind van de maand blijkt dat er geen enkele nieuwe prospect is gesproken. Niemand heeft iets verkeerd gedaan. Er was alleen geen ritme. In dit artikel lees je hoe je een weekritme voor accountmanagers opzet, doorrekent en bijhoudt.

Wat een weekritme voor accountmanagers is

Een weekritme legt vast hoeveel tijd een accountmanager per week aan welk soort werk besteedt, en op welke dag. Het is geen rooster tot op het kwartier. Het is een verdeling die zorgt dat het belangrijke werk niet wordt weggedrukt door het dringende.

Het verschil met een persoonlijke planning: het ritme geldt voor de rol. Iedere accountmanager werkt met dezelfde verdeling, zodat je als salesmanager kunt vergelijken, bijsturen en inwerken.

Begin bij wat er al vastligt

Een weekritme verzin je niet los. Het volgt uit afspraken die je elders al maakt:

• Het contactritme per klantklasse. Hoeveel bezoeken en belmomenten vragen de A-, B- en C-klanten per week?
• De prospectnormen. Hoeveel nieuwe gesprekken met prospects moet een accountmanager per kwartaal voeren?
• De offerteopvolging. Hoeveel tijd kost het opvolgen van lopende offertes?
• De overleggen. Salesmeeting, 1-op-1 en andere vaste momenten.

Tel het op en kijk of het past. Bij veel teams blijkt dat de afspraken samen meer tijd vragen dan er in de week zit. Dan moet je kiezen: een lichter ritme, een kleinere portefeuille of werk dat naar de binnendienst gaat.

Rekenvoorbeeld: hoeveel ruimte zit er in de week?

Een fictieve accountmanager werkt 40 uur. Zo kan de optelsom eruitzien:

• Klantbezoeken. 5 bezoeken van gemiddeld anderhalf uur, plus reistijd. Samen ongeveer 12 uur.
• Belmomenten met klanten. 12 gesprekken van een kwartier, met voorbereiding en verslag. Ongeveer 5 uur.
• Prospectie. Bellen, voorbereiden en 1 prospectbezoek. Ongeveer 6 uur.
• Offertes maken en opvolgen. Ongeveer 6 uur.
• Overleg. Salesmeeting, 1-op-1, afstemming met binnendienst. Ongeveer 4 uur.
• Administratie en CRM. Ongeveer 3 uur.

Dat is 36 uur. Er blijven 4 uur over voor alles wat onverwacht komt: een klacht, een spoedlevering, een klant die belt. In de meeste weken is dat te weinig. Dan zie je waar het ritme knelt, en kun je kiezen voor je begint in plaats van achteraf.

Een voorbeeld van een week

Een fictief voorbeeld voor een accountmanager in de buitendienst met een regio:

• Maandag. Salesmeeting, offertes opvolgen, bezoeken van de week voorbereiden. Geen klantbezoeken.
• Dinsdag en donderdag. Regiodagen: drie tot vier bezoeken in één gebied, waarvan minstens één bij een prospect.
• Woensdag. Belochtend voor B- en C-klanten, middag voor nieuwe prospects.
• Vrijdag. Een bezoek bij een A-klant in de ochtend, daarna CRM bijwerken en de volgende week plannen.

Het gaat niet om deze indeling. Het gaat erom dat er een indeling is die iedereen kent, en dat prospectie een vaste plek heeft in plaats van de restruimte.

Regiodagen besparen de meeste tijd

Wie bezoeken plant op het moment dat een klant belt, rijdt kriskras door het land. Door per dag één regio te bezoeken, scheelt dat al snel uren per week. Deel het werkgebied op in regio's en koppel elke regio aan een vaste dag. Een klant die belt, krijgt dan een afspraak op de dag dat je toch in de buurt bent.

Klanten wennen daar sneller aan dan je denkt. Een vaste dag geeft ook hun houvast. Bij een echte spoed maak je een uitzondering. Die blijft dan ook een uitzondering.

Een weekritme opzetten in zes stappen

1. Verzamel de afspraken. Contactritme, prospectnormen, offerteopvolging en overleggen. Zet ze op één blad.
2. Reken om naar een week. Deel jaar- en kwartaalafspraken door het aantal werkweken.
3. Tel de uren op. Inclusief reistijd, voorbereiding en verslag. Die worden vaak vergeten.
4. Kies vaste dagen. Regiodagen voor bezoeken, een vast moment voor prospectie, een vaste plek voor overleg.
5. Bespreek het met het team. Accountmanagers zien sneller wat in de praktijk niet werkt. Pas aan waar ze gelijk hebben.
6. Probeer het een kwartaal. Kijk daarna samen wat werkte en wat niet.

Wil je morgen al beginnen? Vraag elke accountmanager om zijn agenda van de afgelopen vier weken. Tel samen hoeveel tijd naar bezoeken, bellen, prospectie, offertes en overleg ging. Leg dat naast de afspraken. Het verschil is je startpunt, en het gesprek erover levert vaak meer op dan het schema zelf.

Veelgemaakte fouten bij een weekplanning

• Prospectie als restpost. Als er tijd over is, gaan we prospecten. Er is nooit tijd over. Geef prospectie een vaste plek in de week.
• Reistijd niet meetellen. Vijf bezoeken per dag lijkt haalbaar op papier. Met een uur rijden tussendoor niet.
• Overleg vergeten. Salesmeetings, 1-op-1's en afstemming met de binnendienst kosten samen al snel een halve dag.
• Het ritme als controle gebruiken. Een accountmanager die een week afwijkt, heeft vaak een goede reden. Kijk naar het patroon over maanden, niet naar één week.
• Elke accountmanager een eigen ritme. Kleine verschillen per regio zijn prima. Maar zonder gedeelde basis kun je niet vergelijken of inwerken.

Hoe het weekritme aansluit op de andere bouwlagen

Het weekritme is het punt waar de methode concreet wordt. Wat je in andere bouwlagen afspreekt, moet hier ergens een plek krijgen.

• Salesbasis. De klantindeling bepaalt welke klanten een vast ritme krijgen en welke niet.
• Activiteitsmatrix. Contactritme, prospectnormen en offerteopvolging leveren de aantallen voor de week.
• Organisatie. De overlegstructuur bepaalt hoeveel tijd naar meetings gaat. De rollen bepalen welk werk bij de binnendienst hoort.
• Mens. Een nieuwe accountmanager groeit toe naar het volle ritme. Leg in het inwerkprogramma vast hoe snel.
• Sturing. KPI's zoals bezoeken per week of prospectgesprekken per maand meten of het ritme gehaald wordt.

Verander je een van die afspraken, dan verandert de week mee. Kijk daarom na elke wijziging of het ritme nog past.

Het ritme bijhouden

Een weekritme wordt niet elke week gehaald. Dat hoeft ook niet. Kijk per maand of de verdeling ongeveer klopt, vooral voor prospectie. Wijkt het drie maanden achter elkaar af, dan is dat informatie. Misschien is het ritme te zwaar, of zit er werk in de week dat bij een andere rol hoort.

Het 1-op-1 gesprek is een goed moment om dat te bespreken. Vraag niet waarom het niet gehaald is. Vraag wat de week vulde. Dat antwoord zegt meer over je organisatie dan over de accountmanager.

Veelgestelde vragen

Hoeveel klantbezoeken per week is normaal voor een accountmanager?

Dat verschilt sterk per branche en werkgebied. Reken het uit vanuit je contactritme en tel reistijd mee. Een getal dat bij een ander bedrijf werkt, past niet vanzelf bij jou.

Hoeveel tijd moet een accountmanager aan prospectie besteden?

Dat volgt uit je groeidoel en je prospectnormen. Belangrijker dan het exacte aantal uren is dat prospectie een vaste plek in de week heeft.

Wat zijn regiodagen?

Vaste dagen waarop een accountmanager in één regio werkt. Het scheelt reistijd en maakt het voor klanten voorspelbaar wanneer hij in de buurt is.

Hoe maak je een weekplanning voor de buitendienst?

Begin bij de afspraken die al vastliggen: contactritme, prospectnormen, offerteopvolging en overleggen. Reken ze om naar een week, tel de uren op en kies vaste dagen.

Leg het ritme vast in Weekritme bezoeken en Weekritme meetings van bouwlaag 4, met de regio's in Regio indeling en de vaste dagen in Regiodagen. Omdat het ritme bouwt op Contacten ritme en de Accountmatrix, zie je bij een wijziging daarvan meteen dat het weekritme opnieuw bekeken moet worden.