Privacy & security

Jullie data blijft van jullie.

Je verkoopmethode is bedrijfskennis en je werkplekken bevatten gegevens over mensen. SalesDNA behandelt beide als wat ze zijn: van jullie. Jij bent verwerkingsverantwoordelijke, wij zijn verwerker. Hieronder staat precies hoe dat is geregeld.

Stand 3 oktober 2026 · geldt voor het platform SalesDNA

Samengevat

Jij bepaalt, wij verwerken. Jouw organisatie is verwerkingsverantwoordelijke. Sales Legends Group (SalesDNA) is verwerker en handelt alleen op jouw instructie. Een verwerkersovereenkomst conform artikel 28 AVG hoort bij elk abonnement.
Data in de EU. Database en serverfuncties draaien in de regio Ierland (eu-west-1). Elke organisatie is gescheiden, afgedwongen in de database.
Versleuteld en afgeschermd. Encryptie onderweg en in opslag. Rechten per rol en team worden in de database afgedwongen, niet alleen in het scherm.
AI zonder namen. Bekende namen en e-mailadressen gaan eruit voordat iets naar AI gaat. Van kandidaten gaat niets naar AI. AI wijzigt nooit iets zonder jouw bevestiging.
Vaste bewaartermijnen. Voor elk soort persoonsgegeven staat vast hoe lang het blijft. Een dagelijkse taak ruimt op.
Alles mee, altijd. Eén exportpakket met al je inhoud, versies, documenten, verslagen, templates en de audit-log. Na een opzegging 30 dagen alleen-lezen, daarna definitieve verwijdering.
Datalek? Jij hoort het direct. We melden een datalek zonder onnodige vertraging, zodat jij binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens kunt melden.

Dit gaat over het platform. Wat de website salesdna.nl doet met gegevens die je in een formulier invult, staat in de privacyverklaring van de website en het cookiebeleid.

Wie is waarvoor verantwoordelijk

In SalesDNA leg je jullie methode vast en werk je met gegevens over kandidaten, nieuwe collega's, verkopers en klanten. Jouw organisatie bepaalt welke gegevens dat zijn, waarvoor ze dienen en hoe lang ze blijven. Jij bent daarmee verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4 lid 7 AVG.

Sales Legends Group, het bedrijf achter SalesDNA, verwerkt die gegevens alleen om het platform voor jou te laten werken. Wij zijn verwerker (artikel 4 lid 8 AVG). We gebruiken jullie gegevens niet voor eigen doelen, niet voor marketing en niet om modellen te trainen. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst conform artikel 28 AVG, die bij elk abonnement hoort en die je vooraf kunt inzien.

Voor je eigen account en de gegevens van je gebruikers, zoals naam, e-mailadres en inloggegevens, zijn wij verwerker namens jouw organisatie. Voor de facturatie en het klantcontact zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke; daarop ziet de privacyverklaring.

Beveiliging

Zo is het technisch geregeld.

LocatieIn de EUDatabase en serverfuncties draaien in de regio Ierland (eu-west-1).
EncryptieOnderweg en in opslagAlle verbindingen lopen over TLS. De database, bestanden en back-ups zijn in rust versleuteld.
ScheidingGescheiden per organisatieElke organisatie ziet alleen haar eigen gegevens. Dat is afgedwongen in de database zelf, niet alleen in de applicatie.
ToegangRechten per rol en teamEigenaar, salesmanager, HR-beheerder en organisatiebeheerder hebben elk hun eigen rechten, ook in de database. Een salesmanager met een team ziet alleen de mensen van dat team. Bekijk wie wat mag.
PersoonsgegevensApart gehoudenKandidaten, scorekaarten, inwerktrajecten, gespreksverslagen, coachtrajecten en overdrachten zijn er alleen voor eigenaar, salesmanager en HR. Nooit zichtbaar als het SalesDNA-team meekijkt.
InloggenWachtwoord en tweestapsverificatieSterke wachtwoorden, gecontroleerd tegen bekende datalekken. Tweestapsverificatie met een app op je telefoon en herstelcodes, verplicht voor de eigenaar.
Audit-logWie deed wat, wanneerWijzigingen, bevestigingen, exports en ingetrokken links staan in een audit-log die je zelf kunt inzien en die in de export zit.
LinksZonder account, veiligLinks voor team, kandidaten en klanten staan alleen in versleutelde vorm in de database, niet in een tussencache, niet geïndexeerd door zoekmachines en altijd in te trekken. Wie krijgt welke link.
OpruimenDagelijkse opruimtaakEen dagelijkse taak verwijdert wat zijn bewaartermijn heeft bereikt. Niet op aanvraag, maar automatisch.

Vaste bewaartermijnen · een dagelijkse taak ruimt op

28 dagenAfgewezen kandidaten, na het afronden van de vacature.
1 jaarReserves, alleen met hun toestemming.
12 maandenTranscripten van overleggen en aantekeningen van gesprekken.
2 jaarGespreksverslagen, ook die uit coachgesprekken.
1 jaarInwerkgegevens, overdrachten en meekijkrondes.
2 jaarPulse-antwoorden, win/loss en klantfeedback, zonder naam of tijdstip van de klant.
1 maandNamen van pulse-ontvangers, na de ronde.
30 dagenAlleen-lezen na een opzegging, daarna definitief verwijderd.

Sub-verwerkers en doorgifte

We schakelen een beperkt aantal partijen in om het platform te laten werken. Met elk van hen is een verwerkersovereenkomst gesloten. Komt er een sub-verwerker bij, dan hoor je dat vooraf en kun je bezwaar maken, zoals de verwerkersovereenkomst bepaalt.

Sub-verwerker	Waarvoor	Waar	Waarborg
Hosting en database	Opslag van je SalesDNA, documenten, verslagen en back-ups; de serverfuncties van het platform.	EU, regio Ierland (eu-west-1)	Verwerkersovereenkomst; gegevens verlaten de EU niet.
Anthropic (Claude)	Het AI-model achter voorstellen, de notulist, coachvragen en analyses. Het SalesDNA-team kan per klant of per AI-soort een ander model kiezen.	Verenigde Staten	Verwerkersovereenkomst met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (artikel 46 AVG). Bekende namen en e-mailadressen gaan eruit voordat iets naar AI gaat. Kandidaatgegevens gaan nooit naar AI.
E-maildienst	Uitnodigingen, herstelcodes, meldingen en links zonder account.	EU, of met standaardcontractbepalingen	Verwerkersovereenkomst; alleen e-mailadres en de inhoud van het bericht.

De actuele lijst met namen en vestigingsplaatsen van de sub-verwerkers krijg je op aanvraag en bij de verwerkersovereenkomst.

Afspraken over AI

AI stelt voor. Jij beslist.

AI is in SalesDNA een assistent die voorstellen doet, vragen stelt en signalen geeft. Jij schrijft en jij bevestigt. AI antwoordt in de taal van je organisatie.

AI doet wel

Voorstellen schrijven uit jouw documenten en je bevestigde bouwstenen, met de bron erbij
Doorvragen als er te weinig is om een goed voorstel te doen
Per fase activiteiten voorstellen, die je elk apart bevestigt of verwerpt
Een functieprofiel en vacaturetekst opbouwen, een gespreksleidraad opstellen en onderdelen voor een inwerkprogramma voorstellen
Vragen voorstellen voor een coachgesprek, uit het leerpunt en wat sinds de vorige keer gebeurde
Als notulist van een transcript een samenvatting, actiepunten, signalen en trends maken; bij gesprekken coachtips geven
Antwoorden uit de pulse-survey, inwerkfeedback, meekijken en klantfeedback samenvatten tot suggesties in kader 2
Wat in meerdere overleggen of gesprekken terugkomt, omzetten in aanvullingen voor de bouwstenen waar het over gaat
Je teams met elkaar vergelijken, zonder iets aan te passen

AI doet niet

Iets wijzigen zonder jouw bevestiging. Er is geen knop om alles in één keer te accepteren
Feiten over jullie organisatie verzinnen of zinnen uit de voorbeelden overnemen
Namen van mensen verwerken: bij overlegtranscripten, gespreksverslagen, coachgesprekken, inwerkfeedback, klantfeedback en het eindgesprek gaan de namen die SalesDNA kent en e-mailadressen eruit voordat iets naar AI gaat, en van kandidaten gaat niets naar AI. Voor namen die SalesDNA niet kent, zoals die van een klant, geldt de opdracht aan AI om geen namen te noemen
Kandidaten of medewerkers beoordelen of rangschikken: scores geef je zelf, zonder totaalcijfer, en of een leerpunt klaar is, bepaal jij
Cijfers of KPI's meten: normen leg je zelf vast
Instructies volgen die in een geüpload document verstopt zitten

Getoetst voor livegangElke AI-soort wordt getoetst tegen een vaste evaluatieset, ook met documenten waarin een verstopte opdracht zit.
Standaard Claude van AnthropicHet SalesDNA-team kan per klant of per AI-soort een ander model kiezen. Anthropic is sub-verwerker, met standaardcontractbepalingen.
AI-bundel per maandPer organisatie. Is die op, dan stoppen de automatische analyses en kun je zelf nog steeds AI vragen.

Rechten van betrokkenen: zo voer je ze uit

Een kandidaat, collega of klant kan bij jouw organisatie inzage, correctie of verwijdering vragen. Jij beantwoordt dat verzoek; SalesDNA zorgt dat je het kunt uitvoeren, zonder tussenkomst van ons.

Inzage. Eigenaar, salesmanager en HR-beheerder zien per persoon alles wat over hem of haar is vastgelegd: scorekaart, inwerktraject, coachtraject, overdracht of verslag.
Correctie. Elke vastgelegde tekst is te bewerken. Versies blijven zichtbaar in de audit-log.
Verwijdering. Een kandidaat, traject of verslag verwijder je direct. De dagelijkse opruimtaak verwijdert daarnaast alles waarvan de bewaartermijn is bereikt.
Export. Je exporteert op elk moment één pakket met al je inhoud, versies, documenten, verslagen, templates en de audit-log.
Hulp nodig? Lukt iets niet in het platform, dan helpen we binnen de termijnen van de verwerkersovereenkomst, zodat jij binnen de wettelijke maand kunt antwoorden.

Datalekken

Ontdekken we een inbreuk in verband met persoonsgegevens, dan melden we dat zonder onnodige vertraging aan de contactpersoon van jouw organisatie, met wat we weten over aard, omvang, betrokken gegevens en genomen maatregelen. Zo kun jij binnen 72 uur beoordelen en melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (artikel 33 AVG). We werken mee aan het onderzoek en aan de melding aan betrokkenen als die nodig is.

Continuïteit en vertrek

Zeg je op, dan blijft je omgeving 30 dagen alleen-lezen. In die periode exporteer je alles. Daarna verwijderen we je gegevens definitief. Je krijgt daarvan een bevestiging.

Toegankelijkheid

SalesDNA is getest tegen WCAG 2.1 niveau AA. Het platform is te bedienen met alleen het toetsenbord, in het Nederlands of het Engels, en op tablet en telefoon.

Documenten voor je DPO

Je functionaris gegevensbescherming of security officer krijgt op aanvraag via info@saleslegends.nl:

de verwerkersovereenkomst conform artikel 28 AVG, inclusief de standaardcontractbepalingen voor doorgifte;
de actuele sub-verwerkerslijst met naam, vestigingsplaats, doel en waarborg;
het overzicht van bewaartermijnen per gegevenssoort, zoals hierboven;
een beschrijving van het exportformaat, zodat je vooraf weet wat je terugkrijgt.

Je hoort binnen één werkdag van ons. SalesDNA is niet gecertificeerd volgens ISO 27001 of SOC 2. Wat we wel doen, staat op deze pagina en in deze documenten.

Vragen over privacy en security

Wat je wilt weten over je data.

Wie is verwerkingsverantwoordelijke en wie verwerker?

Jouw organisatie is verwerkingsverantwoordelijke: jij bepaalt welke gegevens in SalesDNA staan en waarvoor. Sales Legends Group (SalesDNA) is verwerker en handelt alleen op jouw instructie. De afspraken staan in de verwerkersovereenkomst conform artikel 28 AVG die bij elk abonnement hoort.

Welk AI-model gebruiken jullie en wat gaat ernaartoe?

Standaard draait AI op Claude van Anthropic. Het SalesDNA-team kan per klant of per AI-soort een ander model kiezen. Bekende namen en e-mailadressen gaan eruit voordat iets naar AI gaat, en van kandidaten gaat niets naar AI. Anthropic is sub-verwerker, met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Elke AI-soort wordt voor livegang getoetst tegen een vaste evaluatieset.

Kan het SalesDNA-team onze persoonsgegevens zien?

Kandidaten, scorekaarten, inwerktrajecten, gespreksverslagen, coachtrajecten en overdrachten zijn er alleen voor eigenaar, salesmanager en HR. Ze zijn nooit zichtbaar als het SalesDNA-team meekijkt.

Hoe is inloggen beveiligd?

Met een sterk wachtwoord, gecontroleerd tegen bekende datalekken, en tweestapsverificatie met een app op je telefoon, met herstelcodes. Voor de eigenaar is tweestapsverificatie verplicht.

Hoe lang bewaren jullie gegevens over mensen?

Afgewezen kandidaten 28 dagen na het afronden van de vacature, reserves met toestemming een jaar. Transcripten en gespreksaantekeningen twaalf maanden, gespreksverslagen twee jaar. Inwerkgegevens, overdrachten en meekijkrondes een jaar. Pulse-antwoorden, win/loss en klantfeedback twee jaar; namen van pulse-ontvangers gaan een maand na de ronde weg. Een dagelijkse taak ruimt op.

Wat gebeurt er bij een datalek?

We melden het zonder onnodige vertraging aan de contactpersoon van jouw organisatie, met wat we weten over aard, omvang en maatregelen. Zo kun jij binnen 72 uur melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. We werken mee aan onderzoek en opvolging.

Wat zit er in de data-export en wat gebeurt er na opzegging?

Eén pakket met al je inhoud, versies, documenten, verslagen, templates en de audit-log. Na een opzegging is alles 30 dagen alleen-lezen, zodat je kunt exporteren. Daarna wordt alles definitief verwijderd.

Zijn jullie gecertificeerd?

Nee. SalesDNA heeft geen ISO 27001- of SOC 2-certificering. De maatregelen op deze pagina en de documenten voor je DPO beschrijven wat we doen; je DPO kan ze toetsen.

Demo · 30 minuten · online

Bouw de eerste bouwlaag van jullie SalesDNA. Samen, in 30 minuten.

Je vertelt hoe jullie verkopen, wij zetten het vast in bouwlaag 1. Daarna weet je of SalesDNA bij jullie past.

Kies een moment Eerst de snelscan doen

Geen voorbereiding nodig
Data in de EU
Bevestiging binnen één werkdag

Je kiest een momentDirect in het formulier, in twee stappen.
Wij bevestigen per e-mailMet twee korte vragen over je team en je huidige handboek.
Samen bouwen we bouwlaag 1Jullie belofte en ambitie, vastgelegd in SalesDNA.